Riunioni rapide con Zoom

Come iniziare con Zoom

Per desktop

  1. Per iniziare con Zoom, vai al loro sito Web e fai clic sul pulsante “ISCRIVITI” che si trova nell’angolo in alto a destra dello schermo.
  2. Dopo aver confermato la tua età, avrai due opzioni quando si tratta di creare un account Zoom. È possibile:
    • Creare un nuovo account usando l’indirizzo di posta elettronica di lavoro;
    • Accedere usando SSO (Single Sign-On) o il tuo account Google o Facebook.

    Se usi Zoom per motivi di lavoro, è meglio iscriversi usando il tuo indirizzo email di lavoro.

  3. Zoom ora ti invierà un’e-mail con un link di conferma. Fai clic su quel collegamento per passare all’Assistente di iscrizione di Zoom e accedere utilizzando le credenziali.
  4. Scaricare l’app client di Zoom per desktop dal sito Web di Zoom per un facile accesso. Dal menu Risorse in alto a destra.

Per dispositivi mobili

  1. Scaricare l’app Zoom iOS o Android dall’App Store/Play Store;
  2. Iscriversi o accedere a Zoom seguendo le istruzioni visualizzate simili al processo desktop.

Come configurare una riunione Zoom

Per desktop

  1. Accedere all’account Zoom;
  2. Posizionare il puntatore del mouse sul pulsante “Organizza una riunione” nell’angolo in alto a destra dello schermo e seleziona una delle opzioni seguenti:
    • Con video attivato;
    • Con video disattivato;
    • Solo condivisione schermo
  3. Il sito Web reindirizzerà l’utente all’app Zoom e inizierà una riunione, dopo aver confermato che vuoi usare l’audio del computer. Qui è possibile modificare le impostazioni della riunione o copiare l'”URL invito” inviato ai partecipanti.

Nota: puoi anche avviare rapidamente una riunione tramite l’app desktop seguendo le istruzioni che indicheremo dopo per i dispositivi mobili.

Invitare i partecipanti

Ora sei dentro l’app desktop e la riunione è avviata: dovresti vedere la tua immagine attraverso la webcam. Adesso devi invitare gli altri partecipanti.

  1. Dall’interno della app desktop dove hai avviato la riunione, fai clic sulla freccina che si trova vicino a Partecipanti, nella barra degli strumenti in basso;
  2. Qui, Zoom ti darà le opzioni per copiare l’URL o copiare l’invito. Puoi incollarli e inviarli ai partecipanti via SMS, e-mail o chat;
  3. Puoi anche inviare direttamente via email i dettagli della riunione tramite il tuo client di posta elettronica preferito tramite l’app Zoom stessa. Ma non te lo consiglio se non sei esperto.

Per dispositivi mobili

Avvio di una riunione zoom

  1. Apri l’app Zoom per dispositivi mobili e accedi al tuo account;
  2. Fai clic sull’icona arancione “Nuova riunione” visualizzata sullo schermo.
  3. Modifica le impostazioni della riunione in base alle tue preferenze, ad esempio lo spegnimento del video per i partecipanti, l’utilizzo di un ID riunione personale e così via.

Aggiunta di partecipanti

  1. All’inizio della riunione, clic sulla freccina vicino all’icona “Partecipanti” nella barra degli strumenti nella parte inferiore dello schermo per aggiungere e gestire i partecipanti;
  2. Nella finestra Partecipanti visualizzata fai clic sull’opzione “Invita”.

Zoom ora ti darà la possibilità di condividere i dettagli della riunione tramite una varietà di piattaforme di comunicazione. La procedura è la stessa di quanto visto prima per aggiungere partecipanti partendo da desktop.

Come partecipare a una riunione zoom

Ecco come partecipare rapidamente a una riunione Zoom. Nota: gli stessi passaggi si applicano sia al desktop che ai dispositivi mobili.

Partecipare utilizzando un collegamento alla riunione

Se si dispone di un collegamento alla riunione, è necessario fare clic su di esso o incollarlo nel web browser per partecipare alla riunione.

Partecipare utilizzando un ID riunione

  1. Apri l’app Zoom e fai clic sull’icona “Entra”;
  2. Incolla l’ID riunione nella casella, aggiungi il tuo nome che verrà visualizzato durante la riunione e fai clic sul pulsante “Entra”.

Come pianificare le riunioni

Fortunatamente, Zoom ti consente anche di pianificare le riunioni in anticipo.

È possibile pianificare una riunione impostando:

  • La sua data e ora;
  • l’ID della riunione;
  • Se sarà richiesta una password per entrare o meno;
  • E altri dettagli.

Pianificare le riunioni da desktop

  1. Per pianificare una riunione, vai all’app Zoom e fai clic sul pulsante blu “Calendario”;
  2. Immetti i dettagli della riunione nella finestra Programma Riunione visualizzata.
  3. È possibile impostare la data e l’ora, la privacy e le impostazioni di accesso. Puoi anche selezionare il tuo calendario preferito (tra iCal, Google Calendar o altri) per pianificare l’evento nel tuo calendario.

    Suggerimento: l’impostazione di una password per la riunione è consigliata.

  4. Dopo aver modificato le preferenze, fare clic sul pulsante “Salva” in basso nello schermo.

Pianificare le riunioni da dispositivi mobili

  1. Aprire l’app Zoom;
  2. Vai alla home page della app e fai clic sul pulsante “Calendario”;
  3. Immettere il nome, la data e l’ora della riunione, evantuali altre opzioni e fai clic su “Salva”;
  4. Zoom ti reindirizzerà o aprirà un altro modulo per aggiungere l’evento al tuo calendario preferito. Immettere dettagli come i nomi dei partecipanti e impostare le notifiche nell’evento del calendario, quindi clic su “Fine”.

Come registrare riunioni Zoom

La registrazione di una riunione consente di utilizzarla come riferimento per documentare tutto ciò che è stato discusso. Ciò è particolarmente importante per i team remoti che utilizzano le videoconferenze Zoom come modalità di comunicazione.

Zoom consente di registrare facilmente le riunioni e salvarle sul dispositivo locale o sul cloud Zoom. Salvandolo nel cloud Zoom, i membri del tuo team possono accedervi facilmente su più piattaforme.Su desktop

  1. Avviare una riunione
  2. Sulla barra degli strumenti Zoom fare clic sull’icona “Registra”.
  3. Scegliere tra “Registra in questo computer” o “Registra nel cloud”. Questo avvia la registrazione
  4. Fare clic su “Sospendi/Interrompi registrazione” per interrompere la registrazione della riunione. In alternativa, è anche possibile terminare una riunione per interrompere la registrazione
  5. Dopo aver terminato la riunione, Zoom converte la registrazione in formato MP4 e la memorizza nella posizione preferita. Ora puoi accedere facilmente alle tue sessioni registrate ogni volta che vuoi.

Su dispositivi mobili

Nei dispositivi mobili, Zoom consente di salvare le registrazioni delle riunioni solo in Zoom Cloud.

  1. Durante una riunione toccare l’opzione “Altro” sulla barra degli strumenti
  2. Selezionare la funzione “Registra nel cloud” per iniziare la registrazione
  3. È possibile sospendere o interrompere la registrazione facendo clic sul pulsante “Altro”
  4. Dopo la riunione, è possibile trovare la registrazione in “Le mie registrazioni”. È possibile accedere a questa sezione accedendo al proprio account Zoom su un browser Web.

Condivisione dello schermo

Zoom consente di condividere facilmente lo schermo con altri partecipanti alla riunione.

In questo modo è possibile ospitare presentazioni virtuali e workshop, spiegare i processi in dettaglio o esaminare i documenti di lavoro e di progetto insieme al team.

Per condividere lo schermo, fai clic sull’icona “Condividi schermo” sulla barra degli strumenti.

In questo modo è possibile condividere:

  • Una app o una finestra specifica
  • Una lavagna
  • Schermata Apple iPhone / iPad (se il tuo dispositivo lo supporta).

Se vuoi altre opzioni di condivisione dello schermo, fai clic sulla scheda “Opzioni di Condivisione Avanzate”. Qui puoi scegliere di condividere:

  • Una parte dello schermo o l’intero schermo
  • Solo l’audio del computer o anche quello del microfono
  • Il contenuto di una seconda fotocamera o solo il contenuto dello schermo.

Conclusione

La maggior parte dei team lavorativi si è trovata in difficoltà nel comunicare in modo efficace durante questo periodo di forzato smart-working. L’utilizzo di uno strumento di videoconferenza evoluto come Zoom può aiutarti a collaborare in modo proficuo anche lavorando da remoto.

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